¿Por qué elegimos eEvidence para el envío de Ofertas Vinculantes certificadas?

La exigencia del intento negociador previo ha hecho aflorar un problema práctico: ¿cómo acreditar, sin fricciones, que se envió una oferta vinculante certificada, en qué fecha, que llegó a su destino (recepción) y cuál fue exactamente su contenido? 

Con este contexto, era imprescindible que en ofertasvinculantes.es nos apoyáramos en un partner tecnológico de máxima solvencia. Tras un análisis profundo del mercado, optamos por integrar la tecnología de eEvidence, un referente en certificación electrónica de comunicaciones por correo electrónico y sms. La decisión no fue casual: responde a una necesidad de aportar seguridad jurídica, rapidez y simplicidad a los abogados y empresas que pretenden llegar a acuerdos para evitar pleitos, y que, si no lo consiguen, necesitan acreditar debidamente este nuevo requisito de procedibilidad, para que su demanda sea admitida a trámite.

Y, para poder acreditar la identidad de las partes, en nuestra plataforma exigimos Certificado Digital para poder operar a través de la misma. 

Un estándar de prueba electrónica segura

Uno de los aspectos más críticos del sistema es la validez de la prueba. Los Letrados de la Administración de Justicia ya han establecido criterios claros: es imprescindible que quede constancia no solo del envío, sino también de la fecha, de su recepción, y del contenido íntegro de las comunicaciones electrónicas.

Aquí es donde eEvidence marca la diferencia. Su tecnología permite certificar de manera inmediata:

• El envío de correos electrónicos, su fecha, incluyendo tanto el texto como los documentos adjuntos.
• La integridad del mensaje, generando un certificado electrónico verificable en cualquier momento.
• La trazabilidad de todo el proceso, y en concreto la recepción, lo que otorga plena seguridad jurídica en sede judicial.

Esta fiabilidad convierte cada envío de oferta vinculante certificada a través de nuestra plataforma en una comunicación sólida, blindada ante cualquier impugnación futura.

Qué documentación entrega eEvidence y por qué es decisiva

eEvidence genera un expediente técnico y legible que certifica tres vectores clave: el envío, la entrega (o el intento de entrega) y el contenido íntegro. Ese “paquete de evidencia” se compone, de forma habitual, de:

• Acta/certificado del envío: identifica remitente, destinatario(s), fecha y hora precisas, asunto, identificador del mensaje y canal utilizado. Incluye el recorrido SMTP con los eventos del tránsito (aceptado, rechazado, en cola, entregado), sellado temporal y la huella criptográfica del mensaje.
• Constancia de recepción: acredita la aceptación por el servidor del destinatario y, cuando procede, la entrega en buzón. Si hay rebote o rechazo, queda trazado con códigos y descripciones. Esto permite demostrar tanto la notificación positiva como la negativa.
• Contenido íntegro reproducible: incorpora copia forense del cuerpo del correo y de todos los adjuntos enviados, de modo que se puede verificar a posteriori la versión exacta de la oferta vinculante remitida (texto, anexos, condiciones, cuantías, plazos, etc.).
• Metadatos técnicos y de autenticación: encabezados completos del mensaje, información de dominio, servidores intervinientes y verificaciones habituales (p. ej., SPF/DKIM/DMARC, si están configuradas en el dominio del remitente), que refuerzan la trazabilidad.
• Eventos de acceso/lectura, si aplican: cuando el flujo empleado permite saber que el destinatario accedió al contenido, el expediente añade el registro de ese acceso con su marca temporal.
• Evidencia consolidada para juzgado: además del detalle técnico (habitualmente en formato estructurado), se genera un PDF legible que compila lo anterior y puede anexarse como documento único a la demanda o a la solicitud de archivo del MASC, sin necesidad de peritajes inmediatos.

Este conjunto cumple lo que piden los LAJ cuando exigen fecha, recepción y acceso al contenido, y añade una cuarta capa crítica: la integridad. El resultado es una prueba lista para impugnaciones de autenticidad o de integridad del contenido, y directamente utilizable en sede judicial.

Si el envío de la Oferta Vinculante es aceptada, además de tener los dos correos electrónicos certificados, ofrecemos a través de eEvidsign, la firma electrónica del Acuerdo Transaccional Certificado.

Y si no consigues llegar pactar, bien porque no te responden en plazo, bien porque rechazan tu Oferta Vinculante, nuestro software genera tu Certificado de Procedibilidad, para que lo adjuntes a tu demanda y sea admitida, al considerarse debidamente cumplido el requisito de procedibilidad.

Cómo creamos el Certificado de Procedibilidad (y qué incluye)

Lo primero que debemos decir es que en Ofertasvinculantes.es cubrimos todo el proceso de principio a fin, o sea, que en el precio se incluye el primer envío, pero si hay respuesta o contraoferta, puede incluir hasta dos envíos más dentro del precio (total, 3 correos electrónicos certificados).

Lo que se busca es llegar a un acuerdo, pero en caso en que no haya sido posible nuestra plataforma te crea un Certificado de Procedibilidad que aglutina, ordenado y con índice, todo lo necesario para superar el control de admisión sin subsanaciones:

1. La solicitud de negociación y la oferta vinculante en su última versión, con identificación de las partes, objeto del conflicto y propuesta económica o de hacer/no hacer. Si ha sido confidencial, el contenido concreto de la Oferta Vinculante no aparecerá visible, pero todo lo demás, sí.
2. El expediente de evidencia de eEvidence: certificado del envío, constancias de entrega/recepción, copia íntegra del contenido y adjuntos, metadatos técnicos y, en su caso, eventos de apertura.
3. La cronología del intento negociador, generada por el sistema (envío, respuestas, recordatorios), con marcas temporales y responsables.
4. Acreditación de la negativa o del silencio: si hubo rechazo expreso, queda recogido; si se recibió y no respondió, también; si  no consta entrega, el documento compila los intentos fallidos y deja preparada; y cuando sea necesario (ausencia de respuesta), la declaración responsable de imposibilidad de practicar el MASC por falta de medio/domicilio.
5. Cláusula de confidencialidad y custodia: recordatorio de que el expediente es confidencial salvo en los supuestos legales, y constancia de su conservación en repositorio seguro para futuras verificaciones.

Con este ensamblaje, el LAJ comprueba de un vistazo la identidad entre objeto negociado y objeto litigioso, la diligencia del intento y la aptitud probatoria de las comunicaciones. Para el despacho de abogados o empresa, el beneficio práctico es doble: menos papeleo y una vía de acreditación preparada para juicio, en un solo documento que sólo tienes que adjuntar y donde todo queda explicado y acreditado.

Ventajas prácticas para despachos y empresas

Trabajar así evita viajes a ciegas. La evidencia técnica de eEvidence convierte el correo en notificación certificada con contenido verificable, lo que reduce drásticamente el riesgo de inadmisión o de subsanaciones por falta de prueba de envío/recepción. Además:

• Rapidez y sencillez: todo se gestiona desde el panel, con plantillas y controles de firma letrada cuando procede. En minutos se envía y en segundos queda el expediente de evidencia disponible para anexar al Documento de Procedibilidad.
• Confidencialidad: el sistema limita el intercambio a lo relevante y protege la documentación usada en la negociación; sólo se expone lo estrictamente necesario cuando hay que acreditarlo ante el tribunal.
• Reducción de costes: se evitan burofaxes físicos y mensajería; el expediente digital único simplifica archivo y consulta.
• Cumplimiento a la primera: alineamos formato y contenido a los criterios de admisión y a las buenas prácticas de los tribunales, con especial atención a la constancia del contenido y a la trazabilidad técnica.

Si quieres profundizar en cómo trabajamos las ofertas vinculantes desde la plataforma, puedes visitar nuestra web en ofertasvinculantes.es o revisar artículos relacionados en nuestro blog.

¿Eres un despacho o empresa y necesitas que integremos esta lógica probatoria en tus procedimientos? Escríbenos a hola@ofertasvinculantes.es o date de alta para probar el envío de una oferta vinculante sin coste inicial y comprobar el valor del Documento de Procedibilidad en tu práctica diaria.